Regelement voor projectteams van de sectie wandelen Friesland Beweegt - doorstappen.frl

Concept

Definitie

Stichting Friesland Beweegt - Verder FB - is de rechtspersoon onder wiens verantwoordelijkheid de wandelsectie valt.
Een projectteam is een groep vrijwilligers die met elkaar, onder aansturing en verantwoordelijkheid van FB een of meerdere evenementen organiseert. Een projectteam heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid, maar is onlosmakelijk onderdeel van FB.
De werkgroep van de sectie wandelen behartigt de dagelijkse gang van zaken binnen de sectie. Deze werkgroep heeft geen bestuurlijke taak, zoals bedoeld in de WBTR, en geen eigen rechtspersoonlijkheid, maar is onlosmakelijk onderdeel van FB.
Doorstappen is de handelsnaam van de sectie wandelen van FB.

Doel

De doelstelling van FB is om werkervaringsplaatsen te bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Met deze groep wordt administratieve ondersteuning geboden aan projectteams. Een of meerdere initiatiefnemers kunnen binnen de wandelsectie FB een projectteam vormen. De wandeltocht of andere activiteit wordt georganiseerd door het projectteam. Werkzaamheden als secretariaat, financiën, marketing, DTP ed. worden door de ondersteunende organisatie van FB gedaan.

Projectteam

Alle leden van het projectteam zijn als vrijwilliger bij FB geregistreerd en het team beschikt niet over eigen, financiële of andere middelen ten behoeve van het organiseren van de activiteit.
Een projectteam dient een aanvraag voor een te organiseren evenement/activiteit, met reële begroting, in bij de werkgroep van de sectie waar het initiatief onder valt. Deze beoordeelt de aanvraag en stelt bij een positief advies middelen beschikbaar.
Bij het indienen van de begroting kan het projectteam opteren om een vooraf bepaald percentage/deel van de Netto opbrengst ten goede te laten komen aan een goed doel of hooguit tot het wettelijk maximum uit te laten keren als vrijwilligersvergoeding voor projectleden. Een degelijke uitkering zal alsdan plaatsvinden wanneer het project of een editie ervan, volledig afgerond is.
Projectteam leden kunnen in vooraf overleg met de directie en gedekt vanuit de begroting, een vergoeding krijgen voor reis- en werkelijk gemaakte kosten voor het uitvoeren van hun taak. Bestuursleden zijn niet automatisch lid van de KWBN.
Het projectteam conformeert zich bij het organiseren van een activiteit aan de geldende werkprocedures en het stijlhandboek van FB.

Werkgroep doorstappen

Ter ondersteuning van de projectteams binnen de sectie, wordt een werkgroep samengesteld. Deze heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid, maar bewaakt de werkprocessen binnen de sectie en brengt hierover advies uit aan de directie van FB.
De werkgroep behartigt de dagelijkse gang van zaken en kan beslissingen nemen in zaken die geen uitstel gedogen voor zover die niet in strijd zijn met de vastgestelde kaders.
Werkgroepleden kunnen in vooraf overleg met de directie een vergoeding krijgen voor reis- en werkelijk gemaakte kosten voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Werkgroepleden zijn niet automatisch lid van de KWBN.
Geldige besluiten kunnen slechts genomen worden, indien een meerderheid der werkgroepleden op dat moment bij aanwezigheid (fysiek of online) kan stemmen. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling of bij handopsteken. Met inachtneming van het gestelde in lid 5 is een voorstel aangenomen, indien een meerderheid der aanwezigen voor het voorstel stemt.
Een beslissing, buiten de standaard richtlijnen en werkkaders voor de sectie, moeten altijd ter goedkeuring aan de directie van FB aangeboden worden. Deze kan alsdan een definitieve beslissing maken of aanhouden in afwachting van een advies van de Raad van Toezicht.
De voorzitter leidt de vergadering van de werkgroep. Bij acute ontstentenis van de voorzitter kiest de werkgroep een vervangend voorzitter uit hun midden of wordt de vergadering verplaatst.
Vanuit en door de leden van de werkgroep wordt een secretaris gekozen. De secretaris is onder andere verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van vergaderingen, waaronder agendering, convocaties, notulen e.d. De secretaris coördineert de informatie betreffende werkgroepactiviteiten van de sectie.

Informatie projectteams

De werkgroep, aangevuld met een directielid van FB, vergadert tweemaal per jaar met de projectteams aan de hand van een agenda, waarop tenminste de voor de sectie relevante taken als agendapunten zijn opgenomen. Het verslag van deze vergaderingen wordt in de daartoe bestemde map van de gezamelijke werkomgeving geplaatst. De datum en agenda van iedere vergadering, zoals hier bedoeld, wordt tenminste één week voor de vergadering ter kennis gebracht bij de projectteams binnen de sectie.
Een van de vergaderingen wordt minimaal 4 weken voor het sluiten van de eerste tochtaanmelding bij de overkoepelende sportbond gepland en heeft als een van de agendapunten het vaststellen van de kalender. De kalendercoördinator is hierbij óf als genodigde, óf als werkgroeplid aanwezig.
Een projectteam kan ten alle tijden rechtstreeks overleg met de FB directie of medewerkers van de ondersteunende afdelingen hebben. Binnen de dan geldende richtlijnen en goedgekeurde begroting kunnen onderlinge afspraken gemaakt worden.

Bestaande activiteiten

Het is mogelijk om een bestaande tocht of andere activiteit bij een sectie van FB onder te brengen. Hierbij vormen de bestaande organisatoren van de activiteit een projectteam zoals hier bedoeld.
Indien een bestaande vereniging of stichting als projectgroep binnen FB verder wil gaan, moeten vooraf de financiële consequenties in kaart gebracht worden. Na goedkeuring door de werkgroep en de directie van FB, wordt de eerdere rechtsvorm opgeheven en komen alle middelen vanuit die organisatie in eigendom en ter gebruik van FB.

Taken en verantwoordelijkheden

Tenzij anders vermeld zijn de acties tussen het projectteam en de interne FB organisatie

Projectteam

Maken projectplan met begroting, indienen bij directie
Bepalen route(s), start- en rustlocaties
Bepalen datum in overleg met de FB tochtcoördinator
Aanvragen vergunningen
Werven lokale vrijwilligers
Werven lokale sponsoren
Aanleveren materialen en teksten tbv. marketing en website
Beantwoorden projectgerelateerde mail
Aanvraag uitleenmaterialen doen
Projectgebonden materialen aanvragen

Tochtcoördinator

Controleren en accoorderen voorgestelde datum
Aanmelden bij de KWBN en agendabeheer
Inschrijving starten en sluiten

Secretariaat

Maken website(pagina's) en promotiemateriaal
Verwerken inschrijvingen
Verzenden mailingen
Boeken deelnemersbijdragen en sponsorgelden
Betalen facturen, maken eindafrekening
Beantwoorden algemene mail
Bestelling projectgebonden materialen
Klaarzetten uitleenmaterialen
Opmaken kassen

Doorstappen.frl is een initiatief van Stichting Friesland Beweegt